Datenschutz

Die Website wird über Netlify, Inc., San Francisco, USA, bereitgestellt.

Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere gehören: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene URL beziehungsweise Ressource, Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem, Referrer-Informationen sowie technische Fehler- und Sicherheitsinformationen.

Zweck ist die technische Auslieferung, Stabilität und Sicherheit der Website.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigtes Interesse ist die sichere, stabile und technisch funktionsfähige Bereitstellung von signalbrief.de.

Signalbrief legt keine eigenen Besucherprofile an und betreibt keine eigene dauerhafte Speicherung vollständiger Zugriffsprotokolle zu Analysezwecken.

Signalbrief setzt keine Marketing- oder Analyse-Cookies ein und verwendet keine Werkzeuge zur verhaltensbezogenen Reichweitenmessung oder Werbung.

Insbesondere werden keine Google- oder Meta-Pixel, keine extern geladenen Webfonts, keine Marketingcookies, keine Netlify Analytics und keine Analyse-Log-Drains eingesetzt.

Wenn ein Interessent auf der Aufnahmeseite seine Website-Adresse eingibt und den Vorgang startet, verarbeitet Signalbrief die erforderlichen Kunden- und Unternehmensdaten zur Vorbereitung eines möglichen Vertrags.

Für Aufnahme und Durchführung der Geschäftsbeziehung verarbeitet Signalbrief insbesondere:

• Firmierung und Rechtsform,
• Geschäftsanschrift,
• Registerangaben,
• Website,
• Name und Funktion des Kundenansprechpartners,
• geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer,
• Vertrags- und Abrechnungsdaten,
• Zeitpunkte von Freigaben und Vertragsannahmen,
• technische Zugriffsdaten für den Kundenbereich.

Soweit Angaben aus Website oder Impressum des Kunden ausgelesen werden, werden sie dem Kunden zur Prüfung vorgelegt.

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsanbahnung, Vertragsdurchführung, Dokumentation von Freigaben, Bereitstellung des Kundenbereichs, Abrechnung und Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die betroffene Person selbst Vertragspartei ist. Bei Mitarbeitern oder Ansprechpartnern eines Kunden erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigtes Interesse ist die Durchführung der Geschäftsbeziehung mit dem jeweiligen Unternehmen.

Signalbrief verwendet für die einzelnen Arbeitsschritte keinen klassischen Benutzeraccount mit dauerhaftem Passwort. Der Kunde erhält per E-Mail einen individuellen Zugriffslink. Der Zugriffsschlüssel ist 14 Tage gültig. Nach Ablauf wird er nicht mehr akzeptiert. Soweit ein Link für einen einmaligen Schritt vorgesehen ist, wird er nach erfolgreicher Nutzung entwertet.

In der Anwendungsdatenbank wird der Zugriffsschlüssel nicht im Klartext gespeichert, sondern als kryptographische Prüfsumme.

Bevor Signalbrief erstmals personenbezogene Empfängerdaten für einen Kunden verarbeitet, muss zwischen dem Kunden und Signalbrief ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO wirksam abgeschlossen sein.

Der Abschluss wird in den Freigabeprozess des Suchprofils integriert. Der Kunde muss dort ausdrücklich:

1. den Auftrag beziehungsweise das Suchprofil freigeben,
2. die Rollenverteilung bestätigen,
3. den jeweils verlinkten Auftragsverarbeitungsvertrag annehmen,
4. Signalbrief die dokumentierten Weisungen für die konkrete Verarbeitung erteilen.

Der Vorgang wird mit mindestens folgenden Angaben dokumentiert: Kunde, bestätigende Person, Zeitpunkt, AVV-Version, freigegebene Suchprofil-Version, technische Freigabe-ID. Ein bloßes Weiterklicken ohne ausdrückliche Bestätigung genügt nicht als Produktstandard.

Für die Empfängerrecherche werden ausschließlich öffentlich zugängliche Quellen verwendet, insbesondere:

• Unternehmenswebsites,
• Handels- und Unternehmensregister,
• Pressemitteilungen,
• Presseberichte,
• öffentlich zugängliche Stellenanzeigen,
• Verbandsverzeichnisse,
• Messe- und Ausstellerverzeichnisse.

Signalbrief verwendet für diesen Prozess keine gekauften Adressbestände, Adresshändler oder kommerziellen People-Datenbanken. Personennamen, die ausschließlich aus einem gesetzlichen Pflicht-Impressum stammen, werden nicht für die werbliche Ansprache verwendet.

Bei einem Geschäftsbrief, den Signalbrief für einen Kunden recherchiert, erstellt und versendet, ist der im Brief genannte Kunde beziehungsweise Absender der Verantwortliche für die Verarbeitung der Empfänger- und Ansprechpartnerdaten.

Signalbrief verarbeitet diese Daten nach dem vorgesehenen Rollenmodell als Auftragsverarbeiter auf dokumentierte Weisung dieses Kunden. Signalbrief erscheint auf dem gedruckten Brief nicht als Absender und muss auf dem Brief nicht als Verantwortlicher bezeichnet werden.

Der Kunde ist insbesondere verantwortlich für: die Rechtsgrundlage der Direktwerbung, die Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit diese Rechtsgrundlage genutzt wird, die Information des Empfängers nach Art. 14 DSGVO, die Bearbeitung von Widersprüchen, Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung sowie die Entscheidung, ob ein vorgeschlagenes Unternehmen tatsächlich angeschrieben wird.

Signalbrief unterstützt den Kunden bei diesen Pflichten nach Maßgabe des AVV.

Abhängig von der Weisung des Kunden können insbesondere verarbeitet werden:

Unternehmensdaten

• Firmierung,
• Rechtsform,
• Geschäftsanschrift,
• Domain und Website,
• Geschäftstätigkeit,
• ungefähre Unternehmensgröße,
• Region,
• öffentlich belegte geschäftliche Anlässe,
• Quellen, Abrufdatum und Fundstellen.

Ansprechpartnerdaten

• Name,
• geschäftliche Funktion,
• geschäftliche Anschrift des Unternehmens.

Private Anschriften und private Kontaktdaten werden im Produktstandard nicht verwendet.

Für einzelne Recherche- und Textschritte wird Anthropic, PBC, San Francisco, USA, über die kommerzielle Anthropic-API als Unterauftragsverarbeiter eingesetzt.

Die Modelle können insbesondere erhalten: das freigegebene Suchprofil, öffentliche Unternehmenstexte und öffentlich recherchierte Informationen über geschäftliche Anlässe. Die Web-Suche der Anthropic-API kann für die Unternehmensrecherche eingesetzt werden.

Namen von Entscheidern oder Ansprechpartnern werden nicht an Anthropic übermittelt. Die Zuordnung eines konkreten Ansprechpartners erfolgt außerhalb der Modellbewertung nach festen Regeln.

Nach den derzeitigen Bedingungen für kommerzielle Anthropic-Produkte werden API-Eingaben und -Ausgaben standardmäßig nicht zum Training der generativen Modelle verwendet, sofern keine ausdrückliche Freigabe oder aktive Feedbackübermittlung erfolgt.

Ein Sprachmodell entscheidet nicht allein, ob ein Unternehmen einen Brief erhält. Der Kunde entscheidet über die tatsächliche Auswahl und Versandfreigabe. Zusätzlich werden die notwendigen technischen und Sperrprüfungen durchgeführt.

Ein Kundenbrief kann einen QR-Code beziehungsweise Link der Form signalbrief.de/r/… enthalten. Beim Aufruf begegnet der Empfänger erstmals sichtbar der Domain signalbrief.de. Die Zielseite muss deshalb unmittelbar klarstellen, dass Signalbrief die Seite für den Absender des Briefes betreibt.

Für die kampagnenbezogene Zuordnung des Link-Aufrufs bleibt der Kunde Verantwortlicher und Signalbrief Auftragsverarbeiter. Für die technisch notwendige Bereitstellung und Sicherheit von signalbrief.de gelten daneben die eigenen Hostingverarbeitungen nach § 3.

Beim ersten erfolgreichen Aufruf speichert die Signalbrief-Anwendung im Auftrag des Kunden: die Zuordnung zum Versandvorgang sowie Datum und Uhrzeit des ersten Aufrufs.

Die Signalbrief-Anwendung speichert für diese Funktion keine IP-Adresse, keinen Browsertyp, keinen Standort und keine Gerätekennung in der eigenen Anwendungsdatenbank und setzt hierfür kein Cookie. Die IP-Adresse muss für die technische Übertragung kurzfristig durch die Hosting-Infrastruktur verarbeitet werden.

Der Kunde kann die Information erhalten, dass der einem bestimmten Brief zugeordnete Link zu einem bestimmten Zeitpunkt aufgerufen wurde. Daraus lässt sich nicht ableiten, welche Person den Link tatsächlich aufgerufen hat.

Widerspricht ein Empfänger der Direktwerbung eines Kunden, wird die für die Unterdrückung erforderliche Information im Auftrag dieses Kunden gespeichert und vor jedem weiteren Versand für diesen Kunden geprüft.

Die kundenbezogene Sperrliste enthält nur die erforderlichen Angaben, zum Beispiel: Firmierung, Domain, gegebenenfalls Name, Datum des Widerspruchs, betroffener Kunde. Ein solcher Widerspruch darf nicht automatisch als Widerspruch gegen sämtliche anderen, rechtlich selbständigen Signalbrief-Kunden interpretiert werden.

Eine kundenübergreifende Ausschlussliste darf nur als gesonderter Verarbeitungsvorgang betrieben werden.

Produktstandard für eine solche Liste:

• Ein normaler Widerspruch gegenüber Kunde A wird nicht automatisch zu einem signalbriefweiten Widerspruch.
• Eine signalbriefweite Sperre wird nur gesetzt, wenn die betroffene Person beziehungsweise das Unternehmen ausdrücklich erklärt, keine weiteren über Signalbrief abgewickelten Geschäftsbriefe erhalten zu wollen.
• Für diese zentrale Ausschlussliste bestimmt Signalbrief einen eigenen, eng begrenzten Zweck: zukünftige Signalbrief-vermittelte Ansprache unabhängig vom Kunden zu verhindern.
• Für diese gesonderte Verarbeitung ist Markus Nebel / Signalbrief selbst Verantwortlicher.
• Die Liste wird ausschließlich als Negativfilter verwendet und nicht für Profilbildung, Analyse oder andere Zwecke.
• Kunden verpflichten sich vertraglich, den zentralen Negativfilter vor jedem Versand zu akzeptieren.
• Ist der erforderliche Sperrlistenabgleich technisch nicht möglich, erfolgt kein Versand.

Wird stattdessen gewünscht, sämtliche Widersprüche eines einzelnen Kunden ohne gesonderte Erklärung automatisch auf alle anderen Kunden zu übertragen, muss diese Konstruktion vor Aktivierung gesondert anwaltlich geprüft werden. Sie wird in dieser Fassung nicht als bestehende Rechtsfolge behauptet.

Signalbrief stellt dem Kunden die zur Bearbeitung einer Betroffenenanfrage erforderlichen bei Signalbrief vorhandenen Informationen unverzüglich, spätestens innerhalb von drei Werktagen nach Eingang der Kundenanfrage bereit. Diese Frist ist Bestandteil des AVV-Produktstandards.

Die primären Signalbrief-Projektdaten liegen in der Supabase-Region Central EU (Frankfurt), AWS eu-central-1.

Netlify, Supabase, Anthropic und Resend haben ihren Sitz in den USA beziehungsweise können im Rahmen ihrer Leistungen Daten dort verarbeiten.

Soweit erforderlich, werden die jeweils vertraglich vorgesehenen Garantien für Drittlandübermittlungen eingesetzt, insbesondere:

• EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit der jeweilige Anbieter und die konkrete Verarbeitung hiervon erfasst sind,
• Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission,
• ergänzende vertragliche und technische Maßnahmen.

Pingen GmbH hat seinen Sitz in der Schweiz. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission. Für deutsche Sendungen nutzt Pingen nach der aktuellen Dienstleisterstruktur auch Druck- und Versandpartner in Deutschland.

Bei Kundenkampagnen werden diese Garantien und Unterauftragsverarbeiter im AVV beziehungsweise in dessen Anlagen dokumentiert.

Die konkreten Speicher- und Löschfristen sind Gegenstand der Weisung und des AVV. Produktstandard:

Soweit eine Person ausdrücklich eine signalbriefweite Ausschlussentscheidung trifft, wird der minimale Sperrdatensatz so lange gespeichert, wie dies erforderlich ist, um diese Entscheidung bei künftiger Signalbrief-Nutzung zuverlässig zu beachten.